z如何有效管理项目?

  项目管理是将工作分散,分配给各个部门以减轻不同任务协调带来的麻烦。项目管理最早可以追溯到军事与建筑行业,美国国家航空和宇宙航行局伟大的登月行动也采用了项目管理。从那以后,政府与企业都接受了项目管理。即使管理最简单任务的人现在也能够找到便宜的项目管理软件。

  大部分人对项目管理这一名词感到熟悉,但少数人完全觉得项目管理存在很大的复杂性。事实上,项目管理是一种工作和记录事件的组织方式,它能够给任何存在目标的任务带来条理与协调性。

  你需要了解的

  何谓项目?一个项目是一个任务,或者一系列任务,它们需要在特定的时间段内完成,而且有一定的成本制约,项目的目标是为了取得一定的成果

  任何一个项目管理分为三部分。首先,项目有一个目标;其次,为了达成目标,每个项目需要判断人力与材料资源的多少;第三,每个项目只有将资源用于原来预想的结果才算完成。安排一个假期,装修一个房间,建造一个花棚,搬到一个新房子,组织一个聚会,这些全都是基本项目例子。为了完成目标,需要注意项目管理的三个共同点。这三点存在于所有的项目,无论其规模,是否产出实体产品(比如大桥或计算机系统),是否是一个活动(比如产品发布或体育比赛),是否是环境的改变(比如搬到一个新地方)。

  此外,所有项目有三个必须考虑的要素:时间,成本和质量

  三者的关系经常是三角关系,密不可分。三个要素在一个项目进行中也经常发生冲突。一般来讲,人们总希望在非常短的时间内,以尽可能低的成本获得最好的质量结果。然而,这三种要素中的任何一个都可能成为重中之重,一旦确定其中一点,那么另外两点就需要相应进行调整。大部分项目都被迫要服从至少一个要素,所以你必须知道你的重点。

  例如,假如你要在2000年前给你所有的IT系统打上千年虫补丁,你的考虑重点可能是:时间。要在1999年12月31日前完成;质量。要在新年来到时做到零错误;成本。不计成本的让全部电脑系统在2000年1月1日运行正常。

  当你设计一个新项目,要考虑这三种关系,明白重点所在。还要记住,在所有的项目案例中,你需要有效的完成项目。三个组成部分与三个要素的结合表明,一个项目具有一定的生命周期,需要产生一个专门,可以衡量的结果,它还包含了一套相应的实现目标的行动,并且将有限的资源最大化运用。为了完成项目,你也需要一个适当的组织-一种让所有人参与进来,具有各自角色与职责的结构。每个人都需要知道做什么,为什么做,如何做,以及他们的任务何时完成。项目是有限制的,他们都有一个明确的开始和结束。如果时间段不明确,或者你的目标不明确,这不是一个项目。

  如何做

  了解项目管理的三个主要领域

  项目是组织目标的推进器。所有项目,无论大小,都会创造新东西。因此,项目会产生一种不确定性的环境,它们具有风险性。它们会占用人员与组织资源。因此,项目管理是一种能够帮助企业用一种有效,最低成本完成目标的概念。没有变化,我们就会停滞不前。项目帮助我们发展,但更重要的是掌控项目,以便实现目标。项目经理主要专注三个领域:

  企业。项目必须给企业战略提供支持,项目还必须由适当的管理层进行分配。参与项目的每个人必须明确这个项目究竟是什么,目标是什么,它对企业的好处是什么。项目经理的工作就是确保项目从一开始被正确定义,规划。

  人员。项目经理要判别出项目主持人(总揽项目的人)以及向重要任务指派人员,项目经理还要判别出项目“拥护者”,这些人主要对项目的成功提供支持。

  控制。从一开始起,项目经理必须规划项目,评估涉及到的风险,判断所需技能与资源,然后不断对项目进展进行监督,不断调整直到成功完成目标。

  发展关键技能

  项目经理必须非常具有组织能力,并且乐于从事规划,预算,人员,交流等复杂的工作,他还要保持时间,成本和质量三要素的平衡。项目经理因此不但需要在自己的领域表现出色,而且还要有影响高层决策者的能力。

  除了专业技能,他们还需要两种技能:商业与人际交流能力。商业技能方面,项目经理应该能够:规划整个项目;监督成本,效率和质量;运用技术和管理技能控制项目;确保所有相关人员都参与决策;在合适的时间,为合适的任务分配合适的人员;当复杂问题出现时解决它们;要一直关注结果。人际交往能力方面,项目经理还应该能够:以身作则,给其他人树立领导者的榜样示范;与高层决策者协调项目需求,比如日程,预算等;用正直,敏感和想象去激励;在成员之间培养良好关系氛围;与每个人明确进行沟通。

  重视项目周期

  所有项目都有一个从始至终的自然周期。在一个理性决策当中,项目周期遵循一系列的步骤。项目复杂性将决定时间,所费周章以及每个步骤的重要性,但一般来说,每个项目设计应包含以下几点:

  评估想法。这个步骤主要是对众多可能性进行选择;为项目确立业务上的理由;评估风险,成本与好处;判断项目何时结束;

  定义和设计。该步骤主要是判断如何实施项目,需要的人员,监控进展所需的标准。你的项目主办人至少要决定其中一个要素;

  编写计划和测试。编写计划与设计;判断所有的流程,安排必要的资源,准备相关人员。计划完成,要进行测试,以确保每个步骤都顺利执行;

  实施与评估。当项目开始实施,要进行测试和评估每个部分,相应做出调整。然后开始大规模的进行项目实施,激活每个系统;

  评价与监督。实施过后,要确保取得预期好处。这时,要进行评价分析,吸取经验教训,为未来的项目做出相应的调整。

    需要避免的地方

  没有充分规划

  一旦获得一个项目的批准,最好立即开始执行你的规划。不过,是否达到你的目标经常取决于你开始的功课,也就是评估与设计。应该将项目周期的30%到50%时间放在规划上,这看似浪费时间,不过,研究已经证明这些时间对于项目的成功非常重要,理由如下:可以使项目实施的时间大大缩短;可以让成本极大节省;可以使参与项目的每个人都有明确目标与计划;可以让目标更容易达成;早期决策具有深远影响,因此,失误往往是由于缺乏周密的计划造成的,草率决定难以完成目标,并且成本很高。

  和大部分业务任务一样,充分规划将提高你成功的机会。

  没有预计到项目中人的影响

  所有项目都会产生变化。所有项目将同时碰到欢迎与抵触的声音,尤其是在项目直接影响的人群中。项目经理需要阐明好处,帮助成员认可项目,认可执行项目的结果。存在竞争的项目将引发内部的政治斗争,以及引发对有限资源的利益分配斗争。当项目获批,你要准备开始战斗。

  太纠缠于项目细节

  由于项目的繁琐,很容易就会陷入细节当中。项目经理应该关注宏观,确保所有行动都按部就班,按时,在预算范围内进行。不要纠缠微观性的东西。