什么是项目, 什么是项目管理

在我们的工作和生活中,经常会听到有人说这样的话,“我们的这个项目快要结束了”,“这个项目估计又要亏钱了”,“你的那个项目报告有没有更新啊”。这里面都提到了一个词,那就是项目。

项目一词,在英文里是Project。那究竟什么是项目呢?

要真正了解什么是项目,我们先来看看国际上比较知名的几大项目管理组织是如何定义项目的。

项目的定义

首先,最知名的来自美国的项目管理协会 PMI,在其出版的《项目管理知识体系指南》(PMBOK)中,将项目做了如下定义: 项目是为创造独特的产品、服务或成果而进行的临时性工作。请注意,这里面提到了独特的产品、服务或成果,还有临时性工作。所以,举例来说,开发一个新产品,举办一次大型活动,策划并实施一次全家人一起的自驾旅游,都属于一个项目。

其次,来自英国政府商务部发行的强制项目管理标准PRINCE2,即受控环境下的项目,将项目定义为:按照一个被批准的商业论证,为了交付一个或多个商业产品而创造的一个临时性组织。也就是说,项目把各种系统、方法和人员结合在一起,在规定的时间、预算和质量目标范围内完成项目的各项工作,交付一个或多个商业产品。

还有,国际标准化组织ISO在其《项目管理质量指南(ISO10006)》中,将项目定义为:“项目具有独特的过程,有开始和结束日期,由一系列相互协调和受控的活动组成。过程的实施是为了达到规定的目标,包括满足时间、费用和资源等约束条件”

而我们国家的《中国项目管理知识体系纲要(2002版)》中对项目的定义为:项目是创造独特产品、服务或其他成果的一次性工作任务

所以,综合以上几个项目管理组织的权威定义,项目就是在一定的约束条件下,比如有限的时间、资金、人力、技术、质量等条件,为完成特定的目标或任务而进行的一次性努力

对项目进行科学的管理以保证项目顺利实施并实现最终项目目标的活动,就是项目管理。而获得授权并负有责任管理好项目的人,顾名思义就是项目经理。

项目的特点

根据前面说过的项目的定义,我们可以发现项目具有这样的特点。

首先,项目的目的性。项目的存在就是为了完成或者实现特定的目标的。比如开发出一个新的产品,完成一次愉快的全家旅行,成功举办一次奥运会,等等。

然后,项目的临时性。项目一旦完成,项目也就不复存在,项目组随即解散。奥运会成功举办之后,奥组委这个组织也就该解散了。

其次,项目的约束性。任何一个项目,都是有特定的约束条件的。有限的资金、紧迫的时间、苛刻的质量要求、有限的场地环境等等。

再次,项目的一次性。很显然项目是一次性努力。每个项目都有自己明确的开始时间和结束时间,每一个项目在开始之前从来没有发生过,而且将来也不会在同样的条件下再发生。

还有,项目的独特性。项目产品或者成果都是独特的,没有哪两个项目的成果或产品会是完全一摸一样的。

再有,项目有自己的生命周期。项目也有开始、实施、结束或终结等不同的阶段,即项目的生命周期。

项目的生命周期

不同的项目管理体系对项目周期或者阶段的分类稍有区别,但绝大多数项目都具有定义、规划、启动、监控、检查与验收、结束这么几个阶段。

项目定义,就是要展望一下如何开展项目以便于为客户或组织实现相应的目标。

项目规划,就是要构建并集成项目组织的工作计划,整合为满足项目发起人的要求而最终确定的项目机会的各个组成部分。

项目启动,就是安排资源、开始项目活动、实施项目计划等以启动规划好的项目。建立项目交付、验收以及进行项目管理的流程。

项目监控,就是在项目实施或进行的过程中,根据既定的项目计划,对项目的约束条件和进度情况进行跟踪,确保交付和验收顺利进行,项目成果质量合格,评估项目估算基准并根据需要及时调整项目计划。

项目检查与验收,就是要在项目结束或者阶段完成时,对项目的交付成果进行检查、验收。看看项目的产出是否达到了预期的目标,项目收益是否还在期望、可控的范围。

项目结束,就是在项目成果获得了验收,被项目发起人接受之后,对项目情况进行总结、整理,移交项目成果,总结经验教训,对相关经验文档进行存档,催收尾款等收尾活动。

什么是项目管理

那既然是要管理项目,都需要管理什么呢?PMI 的《项目管理知识体系指南》将项目管理总结为10大知识领域,总共42个子过程。我们以后讲到PMI的项目管理知识体系的时候会详细讲解这10大知识领域。

一般来讲,项目管理需要关注任何能够保证或者阻碍项目顺利进行的各种因素。比如项目的资金预算、工作范围、时间进度、质量目标、最终成果、各种风险、各种干系人、法律法规、项目收益等等。归纳起来,项目管理主要有范围管理、时间管理、成本管理、质量管理、风险管理、干系人管理、沟通管理、人力资源管理等。

项目管理是项目活动过程中,为满足或者超过相关关系人的目标或者期望而在项目活动中综合运用相关知识、技能、工具和技术的行为。项目管理通常支持三种基本类型的项目:项目、子项目和项目集。项目集通常是一组相关项目及其受管活动组成,是比较复杂的大型项目,它由多个彼此息息相关的项目组成。而项目往往又可以划分为多个子项目。

日常运营

说起项目,就不得不说与项目这个概念比较容易混淆的另一个概念——运营。日常运行是某些工作连续不断、周而复始的重复活动,如食工厂里每天周而复始地生产产品、快递员每天送快递等活动都是反复进行的日常运作。

回顾总结

回顾一下,我们今天首先了解了国际上知名的几大项目管理组织对项目的定义,了解了什么是项目,什么是项目管理,学习了项目的特点、生命周期(又叫阶段),学习了项目管理的关注领域,以及项目、子项目、项目集和运营的概念。我们会逐渐展开讲解这些基本概念。

跳出今天的学习,想一想,在我们的周围,无论是生活中还是工作中,都有哪些活动可以归为项目,哪些活动可以归类为运营。项目、子项目、项目集彼此有什么样的关系。如果再有人跟你提起项目,你能不能区分出来他说的是项目,还是运营?