如何衡量项目健康状态

随着项目的启动及各项活动的开展,项目经理始终要关注的一件事情就是,时刻关注项目的健康状态。密切监控并保证项目顺利实施,是项目经理的最重大责任之一。

那么,如何才能清晰了解并及时跟踪项目状况的优劣呢?

PMP的常用方法

PMP 中有项目基线的做法,我们建立了基本的项目进度计划、时间框架、任务范围、成本规划、质量标准、验收指标等具体的项目计划,这些指标和计划作为项目基线进展的监控依据,实时勘验项目的实际情况,对比项目基线,可以看出项目的进度是落后了还是超前了,费用是节省了还是超支了,质量是降低了还是提高了,等等。所以,以项目基线为基准,保准项目的正确、顺利推进,是衡量项目状况的方法之一。以后,我们也会逐渐展开为大家讲解。

但很多时候,在项目启动之前,甚至到初期相关工作开展之后,项目基线很难以清晰具体的形式建立起来。尤其是在敏捷项目的环境下,建立起明确的基线标准尤其困难。敏捷项目以迭代的方式,迭代地进行项目的计划和可交付物的开发,从MVP开始的开发,以用户故事形式建立起来的项目待办事项,很难建立统一、明确的项目进展基线。我们需要更加简单可行、敏捷灵活的项目状况监控指标和方法。

所以,本文讲解来自Tamarac咨询公司所倡导的一种监控项目健康状态的方法【1】—— The-Seven-Keys-to-SuccessTM,简称 SKS方法

SKS 方法

SKS方法是能够确保项目成功的手段之一。它是项目经理进行项目健康状况评估、与项目相关干系人及管理层进行沟通交流的框架。所以,它既可以是项目内部有效的沟通工具,也可以是与内外部利益干系人和管理层汇报项目情况的方法。

根据 Gartner咨询集团、项目管理协会(PMI)以及其他项目管理绩效观察人士的研究发现,在导致项目失败的诸多因素中,其中之一与项目获得的管理层的承诺与领导有密切关系。要想获得管理层足够的承诺和领导支持,需要项目经理不断、密切保持与管理层的双向沟通和交流。

顾名思义,SKS包含了衡量项目健康状况的7个方面【2】:

  • Stakeholders —— 项目干系人承诺项目
  • Business benefits —— 商业利益得到实现
  • Work and schedule —— 项目工作与进展可以预测
  • Scope —— 项目范围现实可行且有效管控
  • Team —— 项目团队表现良好、执行力高
  • Risks —— 项目风险得以缓解
  • Delivery organization benefits —— 交付组织的利益得到实现

我们项目来逐一展开进行分析【3】。

Stakeholders —— 项目干系人承诺项目

通常来讲,广义的项目干系人,是项目的实施过程中和成功交付之后所涉及到的所有利益干系人。所以,干系人既可以是项目团队的成员,也可以是项目的发起人、客户、用户、上下游供应商等,还可以是项目所涉及到,或者受项目启动、开展、实施成果等各个环节影响的人。所以,广义上的项目干系人,既可以是受项目影响而从中获益的人,也可以是受项目影响而当前利益受损的人。

但从项目本身出发,对项目的关注程度、投入大小等方面,不同的干系人所付出的努力肯定差别巨大。所以,我们又将项目干系人分为“外围干系人”和“核心干系人”。

从单纯项目管理的角度,我们将项目干系人聚焦于“能够付出资源、时间、精力等因素,承诺资源或参与项目工作,从而确保项目顺利开始、实施并最终交付成功的相关人员”。所以,我们说的是狭义的项目干系人,即核心干系人。所以,核心干系人包括项目的发起人、项目经理、项目团队、项目的甲方相关人士、乙方相关人士、上下游供应商以及关注项目成果的双方管理层。

核心项目干系人要对项目付出承诺,并兑现承诺,以保证项目顺利实施所需要的资金、设备、人员、场地、技术、软硬件基础设施等资源。所以,项目干系人是否明确承诺项目并调配足够资源以支持项目,就显得尤其重要。判断项目干系人是否承诺项目的标准包括:

  1. 项目关系人管理计划得到充分的实施和有效的维护。
  2. 正确的项目发起人以适当、合适的程度参与项目并提供资金。
  3. 建立了定期的、常规的项目指导委员会会议,会上的决策和行动方案及时地得到了执行,并富有成效。
  4. 所有需要的干系人小组都有合适的代表人,并能参与项目工作。

基于以上的标准,判断项目干系人承诺项目情况的一些标志或线索如下:

健康的标志

  • 管理者的奖励与项目成果有效挂钩。
  • 对变更管理和培训有一定的投资
  • 领域专家或行业专家专属、全职投入项目工作。

不健康的标志

  • 项目管理层或发起人不见踪影
  • 有人蓄意、恶意、故意破坏大家的努力成果
  • 抵制新思维、新想法、新办法
  • 项目团队没有一个“专家”或懂行的人

Business benefits —— 商业利益得到实现

李克强总理曾在一次人大会议的新闻会议上说,“触动利益比触及灵魂都难!”纵观几千年人类历史场合,古今中外,莫不如是。商业组织更加关注商业利益的实现,作为商业组织投资战略之一的各种项目,更是实现组织商业利益的一种手段。所以,项目经理必须时刻关注、协调各方面的利益,保证项目为项目相关组织的利益服务。因而,项目相关组织的商业利益,也是衡量项目健康状态的标准之一。

判断项目是否实现组织商业利益的标准包括:

  1. 项目涉及的商业案例可以清晰而令人信服地表达出来。
  2. 项目涉及的解决方案适当地支持预期的结果和成本。
  3. 项目涉及的工作产品的质量符合相关标准,适度、可验证。
  4. 项目涉及的商业利益得到有效跟踪和管理。

基于以上的标准,判断项目是否实现组织商业利益的一些标志或线索如下:

健康的标志

  • 具有强烈的、不可抗拒的理由来实施项目
  • 解决方案不一定要多么花哨
  • 利益差异可以被度量

不健康的标志

  • 大家都不清楚为什么要做这么项目
  • 项目的时间并不重要
  • 项目的成本花费并不重要

Work and schedule —— 项目工作与进展可以预测

项目工作与项目进度是项目进展和健康情况最明显的标志。如果项目工作安排不清楚,大家就不知道要做什么,先做什么后做什么,往哪个方向努力。而进度是衡量项目进展最直接的指标。良好管理的项目计划,使得项目团队及相关关系人可以明确清晰地知道什么时候要做什么,什么时候需要完成什么工作。尤为重要的是,当大家都清晰地知道项目的工作、日期、里程碑等重要项目事项时,一旦出现项目偏差,大家就能意识到哪里出了问题,进而查找问题,改进计划,采取措施,将项目进展拉回正确的方向和路径。

判断项目工作和进展是否可以预测的健康标准包括:

  1. 项目计划被项目干系人接受,并得到有效维护。
  2. 项目中期及最终里程碑和可交付物的验收标准和角色被项目干系人接受。
  3. 项目工作方法适当、足够完成项目并得到有效遵循;项目资源已经得以调度。
  4. 在进度报告精确性以及完成项目估计方面有足够的信心

基于以上的标准,判断项目工作和进展是否可以预测的一些标志或线索如下:

健康的标志

  • 所有人都有统一、一致、相同的项目完成定义
  • 项目工作及进展处于受控状态的良好证据
  • 项目偏差一旦出现,就能得到预测并管理

不健康的标志

  • 说不清楚到底怎么才算完成项目
  • 项目不可控——糟糕的项目计划、控制及跟踪机制
  • 项目偏差的出现令人惊讶

Scope —— 项目范围现实可行且有效管控

项目范围是项目需要完成的项目工作及项目成果的范围。在通常的项目进行过程中,很容易因为某些原因,使得项目的范围不断增加,出现范围蔓延现象,甚至项目范围远超项目成本、时间、预算、资源等条件的约束而失控。所以,项目经理需要不断关注项目的范围变化,及时处理项目进行过程中出现的各种与范围有关的问题和请求,有效管理项目范围变更。

项目范围现实可行且得到有效管控,是项目经理判断项目状况的重要关注点,其标准包括如下几点:

  1. 范围管理计划得到有效实施。
  2. 组织的、系统的、地域范围的边界都被适当地定义和管理。
  3. 范围例外或假设条件清晰明确。
  4. 拟议的或商定的变更条款在成本、进度及相关职责方面均有所体现。

基于以上的标准,判断项目范围是否现实可行且得到有效管控的一些标志或线索如下:

健康的标志

  • 项目具有就范围变更进行友好协商的证据
  • 冗长、详细的问题日志记录
  • 有关范围的书面协议

不健康的标志

  • “问题”是个不好的词,不吉祥
  • 什么也没有写下来

Team —— 项目团队表现很好、执行力高

团队是项目执行、推进、完成和交付最终结果的主力。项目团队的士气、精神风貌、合作精神对项目的最终成功具有决定性的影响。所以,项目经理必须不断激励团队,为团队的健康创造合适的条件。就团队管理,我们在上一讲中已经讲了不少内容,这里就不在展开啰嗦了。

判断项目团队是否高效协作、士气高昂、执行力高的标准包括如下几点:

  1. 项目经理和项目团队在技能方面的广度、深度和能力在项目进行的所有阶段都是胜任的。
  2. 团队之间的士气、激励、精力与协作都很高昂。
  3. 环境和基础设施可以支持富有成效和有效的团队合作。
  4. 角色和职责清晰明确。

基于以上的标准,判断项目团队是否健康、时候执行力高的一些标志或线索如下:

健康的标志

  • 士气很好
  • 团队成员多元化

不健康的标志

  • 明显能够感觉到紧张气氛
  • 团队离职率很高
  • 工作条件恶劣

Risks —— 项目风险得以减轻、缓解

项目风险是指项目计划之外,可能影响项目的有利或不利因素或事件。要保证项目顺利实施,项目经理必须时刻关注可能的项目风险。

判断项目风险状况的标准包括:

  1. 项目风险管理计划得到全面的实施、维护并得到各方面的支持。
  2. 在会议和讨论中主动寻求风险,并尽职尽责地识别、记录和分配跟踪。
  3. 即使地进行风险跟踪和报告。
  4. 风险减轻、缓解计划是有效的

基于以上的标准,判断项目风险是否得到了有效的缓解或减轻的一些标志或线索如下:

健康的标志

  • 有明确的、详细的文档化的风险管理计划
  • 测试优先的风险管理策略

不健康的标志

  • 大家都不知道什么是风险
  • 采用“要么一股脑全做,要么什么也不做”的管理策略

Delivery organization benefits —— 交付组织的利益得到实现

交付组织是执行项目工作、交付项目成果的组织。在典型的有明确的甲方、乙方的合同型项目中,通常的乙方就是交付方,也就是交付组织。交付组织的商业利益也必须得到保证,否则,项目交付方就会失去高效完成项目的动力。

判断交付组织的利益能否得到实现和满足的标准包括:

  1. 项目及成果有助于提高交付组织的名声和声誉。
  2. 项目在财务方面对交付组织有所帮助;款项账单支付及收款都是及时的。
  3. 项目有助于团队成员的职业发展
  4. 项目有助于交付组织知识和经验教训的积累

根据一下几条标准,判断交付组织的利益是否得到实现,或项目是否有利于项目交付组织在某些方面的发展的一些标志或线索如下:

健康的标志

  • 人们感觉自己在项目中能学到知识——有所学
  • 有意愿对项目进行投资
  • 能够创造出适度的、正向的、良好的压力

不健康的标志

  • 没有优秀的工作人员
  • 项目效益及人员绩效都是负面的评价

判断项目的整体健康状况

综合运用上面所讲的项目的7个方面的标准,可以有效、简单地判断项目的真实状况。项目经理和项目团队可以基于这些方面,与项目干系人一起制定出适合该具体项目的具体标准和指标。

基于项目经理和项目发起人及相关干系人针对项目所制定的相应健康标准,每个健康指标的状态指示器可以采用不同的方法来表示。比较常见的是红绿灯表示法,也就是

  • 绿灯:表示方向正确,状态正常,进度合理,不需要采取任何纠正性措施。
  • 黄灯:表示警告,有不合适的状况发生,短期内需要尽快采取纠正性措施。
  • 红灯:表示紧急,有严重状况发生,需要立刻采取纠正性措施。

传统的项目管理中,状态指示器倾向于表示问题或者症状的严重程度。而SKS方法则用上述的7个关键方面表示了导致问题的根本原因,纠正措施的立刻紧迫性以及需要采取的行动。

在一般的实践中,基本没有哪个项目团队可以确保项目状况的所有方面均一直处于绿色状态。合理地运用这些指标,项目状态指示器有助于项目发起人及项目团队成员聚焦于影响项目成功的最重要的问题,积极采取措施并解决这些严重问题。

如何在项目中应用SKS方法

要在项目中有效地使用SKS方法,需要注意以下几点:

  • 将SKS方法作为与项目团队、项目发起人、相关干系人,或者内外部客户进行沟通和报告的一种通用语言。
  • 为有效进行项目治理,需要设置合理的项目指导委员会会议及日程
  • 建立结构化的项目质量和分享评估机制
  • 识别潜藏的项目健康因素
  • 识别并优化需要采取的行动
  • 将SKS作为决策的检查列表之一。比如,当项目范围发生变更时,检查SKS所标示的状态和指标。
  • SKS方法在项目所有阶段都有效,从机会开始,到项目启动、设计,以及交付和结束项目,都可使用SKS方法。

使用事例:HUD

理解了什么时候项目即将偏离正轨,仅仅是项目成功的一半。而 SKS 真正威力强大的地方在于,在项目偏离正轨之前就能提前展示出来,即 Heads Up Display,简称HUD。SKS是一个切实可行的事情,他可以成为项目指导委员会的内置固定的会议管理日程之一,让大家把注意力放在最关键的项目问题上。

下面是使用SKS方法的一个例子。项目经理需要定期或不定期地与项目团队一起,评估项目的各项状况,填写相应的SKS 表格,并把此表格展示给相关的干系人,或者项目指导委员会的成员。

参考文献

【1】A View of the Seven Keys to SuccessTM, http://www.tamarac-consulting.com/a-view-of-the-seven-keys-to-successtm.html

【2】The Seven Keys to Success™ : Alter the course of your project’s history,https://drive.google.com/file/d/0B0qOJZu_CpEcZFAxY3UwLXZnWHM/view?usp=sharing

【3】The Seven Keys to Success™, a webinar on September 17, 2017, https://youtu.be/bjLcqMlRXUE